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Os contamos los pasos para preparar el evento de presentación de la nueva marca The Draft.

El pasado 6 de Mayo tuvimos el gustazo de organizar la OPEN PARTY de la nueva marca de bicicletas The Draft. Un evento lleno de emociones, de gente y de buenas energías. Quién estuvo allí pudo palpar esto que os digo, se sentía en la piel la ilusión de sus creadores por ver nacer su sueño, era contagioso.

Desde aquí darles las gracias nuevamente por hacernos ser parte de ese sueño, os echamos de menos ;).

Ahora os contamos cómo fue de la organización del evento, con quién contamos cómo colaboradores y todos los pasos que seguimos para que éste fuese un éxito.

Pasos a la hora de organizar un evento desde el punto de vista de redKOROKO:

1. El briefing y las primeras reuniones…

Todo comenzó hace tres meses cuando nos dijeron  que ya tenían fecha para la inauguración y que querían celebrar que la historia de The draft iba a comenzar. Las obras del showroom, que es el corazón/núcleo y alma de la marca, estaban a punto de concluir, por lo que la fecha de apertura era inminente. Nos reunimos alrededor del briefing del evento, un documento indispensable, analizando objetivos, estilo del evento deseado, público objetivo, recursos gráficos existentes y los necesarios, timing, actividades, etc. y la fecha quedó fijada para el 6 de Mayo, teniendo en cuenta que iba a ser una carrera de fondo para ambas partes puesto que las vacaciones de Semana Santa y el puente de Mayo estaban por medio. Completamos el briefing y arrancamos la organización del evento.

2. Organización de un evento: El sistema de trabajo en redKOROKO

En redKOROKO trabajamos con nuestro propio Gestor de proyectos (MI.redKOROKO), para asignar tareas a cada participante involucrado. y con Google Drive para  intercambiar documentos, imágenes, diseños… De esta manera dimos de alta el proyecto “Planificación OPEN PARTY” compuesto de:

Calendario para la planificación del mismo. Hitos más importantes y fechas tope.

calendariodeevento
— Listado de tareas asignadas, personas encargadas y fechas tope.
— Listado de proveedores/colaboradores externos y sus precios. A todos hay que enviarles el briefing.
Diseños generados para el evento (decoración, minutas, merchandsing…).

3. Diseño del evento. Timing, horarios, actividades,…
Comenzamos a trabajar pensando la dinámica del evento, posible horario, actividades, número de invitados… Como el que pinta un lienzo en blanco, en The Draft nos dieron la oportunidad de generar ideas para que fuese un evento de empresa diferente. Pensamos en la duración del mismo, no queríamos que fuese un evento muy largo pero sí que a los invitados les diese tiempo suficiente de conocer tanto el showroom, como los artículos de la tienda y sobre todo, disfrutar de buena comida y bebida. Con una guinda final que fuese la presentación de las 3 bicicletas por parte de los socios, eso así, no podía faltar la música. Nos gustan los eventos donde los invitados tengan los 5 sentidos puestos en él.

4. Búsqueda de proveedores, la suma hace valor…
Cuando organizamos eventos y listamos necesidades externas, contactamos con tres de cada servicio, para que el cliente pueda elegir dentro de una horquilla de precios marcada y entre distintas propuestas. Había que buscar y gestionar, catering, decoración del local, técnico de sonido, impresión de materiales, mobiliario del evento, regalos para entregar en la OPEN PARTY y taller infantil. En redKOROKO buscamos colaboradores cercanos y sobre todo que trabajen duro pero con una sonrisa.

El catering finalmente lo llevo a cabo el restaurante The Black (Fuenlabrada). La idea era preparar un picoteo sano para empezar, y rematar con 3 platos principales ya que son 3 los modelos de bicicletas que se iban a presentar en el evento, cada una con un estilo de vida, y por tanto cada plato afín a ese estilo. Fue un éxito. Javier, Alex y todo su equipo recibieron las felicitaciones de los asistentes. La sorpresa final fue la tarta con el logotipo de la marca. En The Black también nos facilitaron la bebida excepto la cerveza artesana de grifo que fue a cargo de La ecotienda, también en Fuenlabrada. Dos tipos de cervezas, una rubia afrutada y otra tostada, con más cuerpo, cada cual más exquisita. Los invitados hacían cola para probarla y sobre todo para repetir esta pócima de felicidad. Gracias a Carlos San José por su dedicación y buena energía.

CARTELES COMIDAS_THE DRAFT_andres
Ejemplo de las minutas de los platos principales.

El técnico de sonido fue Pol de Calla Loca. Tenía que estar pendiente de la música durante toda la jornada y en el momento de la presentación de los socios, los micrófonos, el sonido… A pesar de que los ponentes movían mucho los micrófonos quedó de lujo ;). En el evento sonó las tres listas de The Draft en Spotify, las podéis seguir aquía nosotros nos tiene absolutamente enganchados.

De la decoración se encargó Yolanda Gómez, una de nuestras colaboradoras para este tipo de trabajos, junto con Party Fiesta y sus espectaculares globos y banderines y pamncarta al más puro estilo “vuelta ciclista”, hicieron que el evento, a través de la vista, quedara en la memoria de todos los asistentes.

Otro aspecto muy importante, queríamos que los asistentes con hijos estuvieran relajados y por eso, pensamos hacer un taller infantil, lo llamamos “Bicicreando” y se encargaron de todo en DiezDeditos, Yolanda y Rebeca, dos profesoras de infantil que hicieron que los más pequeños disfrutasen como enanos, nunca mejor dicho. A través de material reciclado construyeron su bicicleta. Sin duda, había mucho artista suelto entre los hijos de los asistentes…

thedraft_redkoroko27      cerveza artesana La ecotienda     thedraft_redkoroko7    thedraft_redkoroko15      thedraft_redkoroko18    thedraft_redkoroko16

¿Y que sería de un evento sin inmortalizarlo? Estas fotografías las hizo Albert (Brazo de Hierro). Supo reflejar en ellas todo lo que se vivió ese día. ¡Muchas gracias por tu arte!

5. Convocatoria, sin gente no hay evento…

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Decidimos enviar la invitación por email a través de Mail Chimp, en este caso, fue el cliente el que gestionó el envío. Siempre es conveniente enviar la invitación dos veces, espaciadas en el tiempo y analizar los indices de apertura y de interacción a la misma. Para ello Mail Chimp ofrece muy buenos informes de resultados. Con el primer envío sabíamos que probablemente iba a ser un éxito de asistencia, y así fue, lleno absoluto. 140 confirmados.

6. El día del evento, coordinar y sonreir…

Los días previos al evento son días de muchos nervios, de pura adrenalina, de la buena, de la que nos gusta… Hay que coordinar a todos los proveedores, comprobar que todos los recursos gráficos estén terminados, las entregas de material a tiempo (esto sigue siendo una lucha), personal preparado, la decoración lista, etc. Una vez que se tiene todo bien atado, esperar que llegue el día y hora y allí, como si fuera una coreografía, ensayar para que el estreno sea un éxito.

Para relajar a los protagonistas (Toño, Andrés, Gerardo y Emilio) minutos antes de que llegasen los invitados,  hicimos entrega de un obsequio muy especial, ellos en Playmobil. Saben que han sido unos días muy especiales que nunca olvidaremos.

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7. llegada de los asistentes, ¡Qué comience la fiesta!

La hora de inicio oficial era a las 19:00 pero media hora antes ya comenzaron a llegar los invitados, impacientes de ver el Showroom The Draft (C/Galileo, 13. Leganés). A la llegada un regalo, una Totebag con recuerdos de la marca, chapas, pegatinas, postales… y les invitábamos al photocall, que por cierto, quedó espectacular.

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La OPEN PARTY  se llenó de gente de sonrisas y de buenos deseos, y comenzó la fiesta.

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Podemos estar orgullosos del esfuerzo tanto de redKOROKO como The Draft para que este evento fuese lo que fue, vosotros ciclistas lo sabéis mejor que nadie, sin esfuerzo no se llega a la meta, sin sudar no se llega a la meta, sin llorar no se llega a la meta, pero…, ¡Ay cuando se llega, que gustazo madre!

“Cuando mis piernas me empiezan a doler les digo: silencio piernas, haced lo que yo os diga”. —Jens Voigt

María Ortega

Fotografías de: http://brazodehierro.com/

Si necesitas más información sobre organización de eventos puedes escribir a: hola@redkoroko.com