En el mundo del marketing y las relaciones públicas, los eventos corporativos son como una coreografía perfectamente ejecutada.
Cada bailarín se mueve al unísono gracias a una preparación previa meticulosa. Todo está preparado, incluso ese momento en el que uno de los artistas realiza un movimiento aparentemente espontáneo y muy diferente al resto. Son esos pequeños detalles los que provocan el efecto sorpresa y consiguen levantar al público.
Pero al igual que en una buena actuación, organizar un evento corporativo requiere coordinación, esfuerzo, trabajo en equipo y pasión. En RedKoroko nos encanta el baile, nos acompaña la música y, además, dicen que se nos da muy bien organizar eventos (aquí te dejamos la opinión de Hyland sobre los eventos que hemos organizado recientemente junto a esta multinacional). De modo que, siguiendo la planificación que te proponemos, ¡sabemos que lograrás ofrecer ese espectáculo que nadie quiere perderse!
En esta articulo describimos todos los pasos necesarios, consejos y referencias para que un evento corporativo sea memorable. Te aseguramos que, después del “día D”, las personas involucradas en el evento se sentirán inspiradas y satisfechas. Tanto asistentes como organizadores. ¡A nosotras nos funciona!.
¿Qué es un evento corporativo?
Antes de entrar en los detalles de la organización, es importante comprender qué implica organizar un evento corporativo. No se trata simplemente de una reunión social, sino de una oportunidad estratégica para comunicar mensajes clave, fortalecer relaciones y alcanzar objetivos (ya sean comerciales, de incidencia pública, de reconocimiento de marca, etc.).
Al igual que en una coreografía bien ensayada, cada movimiento tiene un propósito definido y contribuye al éxito general de la actuación. Si consigues crear la expectación adecuada, tus invitados vendrán con ganas de intercambiar experiencias, incorporar aprendizajes y, por supuesto, de pasar un buen rato alejados de la rutina. Qué mejor que ofrecerles aquello que esperan y por lo que han reservado un hueco en su apretada agenda, ¿no crees?
Pasos para la organización de un evento corporativo
Paso 1: La planificación inicial
El paso previo al diseño de la coreografía es la planificación inicial, donde establecemos los cimientos para el evento. Aquí es donde definimos los sus objetivos, identificamos a nuestra audiencia prioritaria y establecemos el tono y el estilo de la actuación. Por ejemplo, el diseño de identidad es al evento empresarial lo que el outfit a una actuación de baile.
En la organización de eventos corporativos cada detalle suma. Pero antes de definir cómo lucirá el evento, tienes que pensar con calma para qué lo haces y con qué medios cuentas para llevarlo a cabo:
- Objetivos claros: Define con detalle los objetivos de tu evento corporativo. Al igual que en una coreografía, cada paso debe estar alineado con el objetivo final de la actuación. ¿Buscas establecer lazos comerciales, realizar una presentación de resultados, atraer nuevos financiadores, fortalecer tu marca? Es el momento de que registres todas tus ideas y tomes una decisión.
- Público objetivo: Identificar a tu audiencia te ayudará a adaptar el evento a sus necesidades y preferencias. Al igual que en una actuación de baile, el público juega un papel crucial en la recepción y distribución del mensaje. Eligiendo al público adecuado tendrás garantizado parte del éxito del evento y, también, del post-evento.
- Presupuesto: Establece un presupuesto realista y asigna recursos de manera estratégica para maximizar el impacto de tu evento. Como en una producción teatral, cada euro debe utilizarse con precisión para garantizar un espectáculo de alta calidad. Si no dispones de los recursos que te gustaría, no te preocupes, pues se puede hacer mucho con poco.
Paso 2: Selección de la ubicación
Al igual que en una representación de baile, en la que el escenario se convierte en un elemento más de la narrativa, la elección del emplazamiento adecuado parta tu evento corporativo es clave. Cuántas veces, tras finalizar un evento exitoso, uno de los comentarios más reiterados es “qué sitio más acogedor habéis elegido” o “qué lugar tan apasionante”.
Buscamos una ubicación que reúna las siguientes características:
- Que se adapte a nuestros objetivos. Por ejemplo, si tu objetivo es propiciar relaciones comerciales, tendría sentido elegir un ambiente distendido, con espacios confortables e inspirados para compartir un café o, por qué no, una copa de vino. Si, en su lugar, tu objetivo es refrendar los resultados de un proyecto, puede que debas priorizar un escenario en el que el foco esté puesto en los ponentes o en aquellas personas que han de trasladarnos su experiencia. Existen mil opciones, todas válidas, sólo tienes que imaginarte siendo esa persona a la que se dirige tu evento y preguntarte: “¿me encontraría a gusto aquí?”.
- Que sea acorde a nuestra visión y valores. Por ejemplo, si se trata de un evento del tercer sector, será razonable seleccionar un espacio afín a este tipo de entidades, que ponga el foco en actividades vinculadas a lo social.
- Que se adapte al volumen de audiencia que queremos tener. En ese sentido, es preferible que dejes alguna entrada sin vender a que haya huecos vacíos. Si el éxito de la convocatoria supera el número de asistentes previsto, siempre podrás implementar una lista de espera y/o programar difusión por streaming. La imagen que buscamos es la de un evento exitoso y por lo tanto pleno, sea para una audiencia VIP (y por lo tanto más reducida) o para una audiencia abierta.
- Que reúna los requerimientos técnicos y servicios necesarios. Puede que hayas encontrado el lugar ideal en cuanto ambiente, pero no solo esto importa. Imagínate que ese espacio no cuenta con cabinas para la traducción simultánea, por ejemplo, siendo un servicio que necesitas. O que no está habituado a gestionar eventos de la misma tipología ni tiene un equipo técnico que te facilite el acceso a la WIFI, pantallas, servicios de audiovisuales, espacio para el catering… La funcionalidad y practicidad del espacio siempre será más importante que el impacto o el efecto sorpresa generado en la audiencia. Asegúrate de no sacrificar lo básico en pos de lo novedoso.
- Que sea accesible. Para que la audiencia esté cómoda y pueda disfrutar del evento en igualdad de oportunidades, debes de garantizar que todas las personas puedan disfrutarlo. Considerar la diversidad funcional de la audiencia no solo es un gesto de Responsabilidad Social Corporativa, tiene que ser un deber. Asegúrate de que el espacio cuenta con accesos habilitados para sillas de ruedas u otros elementos de accesibilidad física, así como de la accesibilidad al contenido. Pregunta a las personas registradas si requieren subtitulado, audiodescripción, bucle magnético o interpretación en lengua de signos, entre otras opciones. Lo mejor es que preguntas de manera abierta por las necesidades de accesibilidad para no dar por sentada ninguna información ni restringir las opciones. Si finalmente no puedes contar con alguno de estos servicios, deberás avisarlo con antelación.
En definitiva, ya sea que estés buscando un hotel elegante para una conferencia o un espacio único para un evento de lanzamiento, es importante considerar factores como la accesibilidad, capacidad y los servicios disponibles y presupuesto.
Paso 3: Selección de los proveedores
Llegamos a uno de los momentos cruciales de la preparación del evento corporativo: la selección de los bailarines. En este caso, los bailarines son cada una de las personas que va a hacer posible el encuentro y su ejecución. Aunque seguramente tengas estupendos “bailares” internos, aquí el spoiler: vas a necesitar el apoyo de proveedores especializados (moderadores, presentadores, traductores, fotógrafos, catering, etc.).
Seamos sinceros. Si estás leyendo este artículo es porque la organización de eventos no forma parte de tu rutina diaria. Imagina que tienes en mente esa actuación corporativa perfecta, que cuentas con los recursos económicos adecuados para ello, pero que… ¡lo tuyo no es bailar! Lo mejor es que cada persona se dedique a lo que mejor sabe hacer y para lo que lleva años trabajando. Aquí nuestro consejo principal: confía en profesionales.
Como tendrás que contratar varios servicios profesionales a la vez en un tiempo récord y ser capaz de coordinarlos, lo mejor es que confíes la coordinación de estos servicios a una empresa organizadora de eventos. Aunque a priori puedas creer que esto supone un sobrecoste, lo cierto es que esta decisión te garantizará ahorro. Quien ya se ha “peleado” con la organización de eventos tendrá experiencia para no repetir errores del pasado y conocerá fórmulas para montar una coreografía a la altura de tus expectativas. Y por último, y no menos importante, en el día del evento te dará la tranquilidad que tu equipo necesita para que todo salga a pedir de boca.
Aquí una pequeña lista de todos los servicios que una empresa organizadora de eventos se puede encargar de ofrecerte y de coordinar:
- Diseño de la identidad del evento
- Lanzamiento de la convocatoria.
- Gestión de invitaciones.
- Diseño de la señalética de espacios y cualquier otra instrucción necesaria durante el evento.
- Contratación y supervisión del catering (teniendo en cuenta una cuestión clave como las alergias alimentarias y los menús especiales, un fallo en esta línea puede arruinarte el evento).
- Contratación y gestión de servicios de traducción, subtitulado, fotografía, streaming o lo que sea necesario para que tus contenidos lleguen al público objetivo.
- Producción e impresión de materiales informativos (programa del evento, flyer de servicios asociados a tu marca, etc.).
- Realización de la escaleta técnica y del plan de regiduría del evento, para que cada “bailarín”, técnico de sonido, luces, etc. esté en el momento adecuado realizando aquello para lo que se le ha contratado.
- Guion para presentadores, moderadores o cualesquiera que sean los roles necesarios para la dinamización del evento.
- Herramientas de dinamización de preguntas y respuestas o cualquier otra interacción novedosa con el público.
- Difusión del evento en redes sociales y otros medios digitales.
- Realización y edición de piezas audiovisuales que puedan servirte para sacarte partido al evento más allá del “día D”.
- Convocatoria de prensa, acompañamiento de medios de comunicación y, dependiendo del alcance que quieras obtener, realización y difusión de la nota de prensa final del evento.
- Diseño de la evaluación del evento y análisis de resultados, para garantizar que recoges en un único documento las opiniones del público y los aprendizajes que has obtenido.
Como ves, son muchos los detalles que debes tener en cuenta. Para que cada paso fluya y el público quede fascinado, en RedKoroko te ofrecemos un servicio integral de organización de eventos.
Paso 4: Gestión del presupuesto
En el cuarto tiempo, nos adentramos en la gestión del presupuesto. Al igual que en una producción teatral, donde cada euro debe invertirse con sabiduría, es crucial establecer un presupuesto claro y asignar recursos de manera estratégica. En esta fase nos aseguramos de que cada gasto contribuya al éxito general de nuestro evento corporativo, maximizando así el retorno de nuestra inversión.
Es importante establecer un presupuesto detallado que incluya todos los gastos previstos, desde el alquiler del lugar hasta los honorarios de los oradores, la promoción del evento y todos los servicios detallados en el Paso 3.
Durante la planificación, asegúrate de realizar un seguimiento constante del gasto y ajustar según sea necesario para mantener el evento dentro del presupuesto. Si tienes claro lo que deseas invertir, para esta función de control y priorización también será muy útil el servicio de una empresa especializada en la organización y gestión integral de eventos.
Paso 5: Estrategias de promoción y marketing
En el séptimo tiempo de nuestro plan coreográfico, nos sumergimos en las estrategias de promoción y marketing. Una vez que todos los detalles están en su lugar, es hora de promocionar tu evento corporativo y generar interés entre tu público objetivo.
Al igual que en la promoción de una actuación de baile, donde la publicidad creativa es clave para atraer al público, utilizamos una combinación de tácticas online y offline para generar interés y aumentar la asistencia a nuestro evento corporativo.
Este paso puede implicar una combinación de medios como redes sociales, correo electrónico, publicidad pagada, relaciones públicas y marketing de influencia. Además, puedes considerar ofrecer incentivos como descuentos tempranos o regalos exclusivos para motivar a las personas a registrarse y asistir al evento.
En RedKoroko somos especialistas en marketing integral, por lo que este tipo de servicios forman parte de nuestro ADN.
Paso 6: Reparto de roles y ensayo general
Ahora que tienes claro quién hace qué, capacita al equipo para que brinde un servicio de primera clase. Esta fase como ensayar los movimientos básicos de una coreografía, asegurándonos de que cada paso esté alineado con el ritmo y la energía del espectáculo.
Es hora de rematar la escaleta técnica, el plan de regiduría y los guiones. Viéndolos en conjunto, podrás comprobar si todo funciona como te has imaginado.
Para facilitar esta tarea, haz una pequeña prueba con el equipo y ten una actitud abierta para mejorar lo que sea posible. Es importante que no sobrecargues a los “bailarines”, es preferible que lleguéis tranquilos y confiados a que, por pretender brillar más allá de las posibilidades reales, terminéis descuidando lo esencial: el buen ambiente.
Paso 7: Experiencia del evento
¡Llegó el día esperado! En este momento, nos enfocamos en la experiencia del evento en sí. Al igual que en una actuación de baile, donde la presentación y el servicio son fundamentales para el disfrute del público, nos aseguramos de que cada detalle, desde la decoración hasta la logística, esté en su lugar. Todo está en las escaletas. Queremos que nuestros asistentes disfruten de una experiencia memorable que refleje la calidad y la profesionalidad de nuestra entidad.
Confía. Todo está preparado, has tenido en cuenta cada detalle. Si en ese momento crees que hay algo que no habéis tenido en cuenta o se presenta algún imprevisto, no te preocupes, forma parte de la complejidad del directo. Céntrate en lo que sí habéis ensayado y tenéis detalladamente preparado.
Paso 8: Evaluación
La parte visible del evento ya ha pasado, pero no ha terminado, te queda un trabajo crucial: la evaluación. A nosotras nos recuerda al momento en el que Nina, de Operación Triunfo, reunía a toda la academia para evaluar las actuaciones de la noche anterior.
Es el momento de determinar en qué hemos acertado, en qué hemos fallado a ojos de los asistentes y a ojos del equipo técnico y, lo más importante, cómo podemos mejorar. Recuerda que la satisfacción de los asistentes es clave para el éxito futuro de tu compañía.
Utilizaremos esta información para ajustar nuestra estrategia y perfeccionar nuestras habilidades en la organización de eventos, asegurando así que cada actuación sea mejor que la anterior.
En conclusión, la organización de eventos corporativos es como la ejecución de una coreografía perfecta en 8 tiempos, donde cada paso es crucial para el éxito general del espectáculo. Al seguir estos pasos completos y optimizados puedes estar seguro de que tu próximo evento corporativo será una actuación inolvidable que impresionará a tu audiencia y mejorará tu presencia en línea. ¡Que comience el espectáculo!
